Fallstudien & Kundenergebnisse 

Wir optimieren Ihr Dokumentenmanagement

Fallstudien unserer Kunden

Lutz Langer

Langer Metallbau GmbH

– AUSGANGSSITUATION

Für jeden Auftrag wurde eine eigene Papiermappe und ein digitaler Ordner auf dem Server angelegt. Viele Dateien wurden für die Ablage ausgedruckt und zusätzlich digital abgelegt.

Die Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen war sehr aufwendig, da jeder Rechnung manuell mit den passenden Lieferscheinen abgeglichen wurde. Danach wurden die Lieferscheine aufwendig alphabetisch nach Lieferanten abgeheftet.

– ERGEBNISSE

Es gibt eine zentrale digitale Ablage aller Dokumente, Dateien und E-Mails zum Auftrag und keine Doppelablage mehr. Es werden keine Dokumente mehr zur Ablage ausgedruckt.

Die Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Rechnung erfolgt vollständig digital. Lieferscheindaten werden durch Suchfunktionen innerhalb weniger Sekunden mit der Rechnung abgeglichen.

Darüber hinaus konnte der aufwendige Ablageprozess von Lieferscheinen durch eine intelligente digitale Ablage ersetzt werden.

– IN ZAHLEN

  • 30-60 Minuten Zeiteinsparung pro Büromitarbeiter am Tag.
  • Allein 45 Minuten Zeiteinsparung pro Tag bei der Verarbeitung von Lieferscheinen.
  • Zur Zielerreichung wurden 1,5 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 7 Monaten investiert

Vincent Sander

Klaus Sander GmbH - Projektentwickler

– AUSGANGSSITUATION

Es wurde viel Zeit mit dem Suchen und Ablegen von Dateien im Projekt verbracht und konnten sich dadurch nicht ausreichend auf die Projektarbeit fokussieren.

Oft wurden Daten in falschen Ordnern und manchmal gar nicht abgelegt.  Mitarbeiter haben immer wieder in der vorgegebenen Ordnerstruktur eigene Unterordner ergänzt, sodass die Projekte nicht gleich aufgebaut waren.

Vincent hatte in seinem Team bereits iPads für die mobile Arbeit im Einsatz. Diese wurden allerdings aufgrund langsamer Anbindung zum Server nur bedingt eingesetzt

– ERGEBNISSE

Mitarbeiter sind nun in der Lage innerhalb weniger Sekunden eine Datei abzulegen und können diese über gezielte Suchmechanismen, wie Volltextsuche, wiederfinden. Nicht nur PDFs, sondern auch Scans oder Planausschnitte in Bildformat werden in wenigen Sekunden gefunden.

Darüber hinaus können Vincent und sein Team die vorhandenen iPads jetzt gezielt nutzen. Sie haben Ihre Projektdaten vollständig mobil verfügbar und können auch offline mit ihren Daten arbeiten. Notizen, Fotos oder Anmerkungen in Plänen werden vor Ort auf der Baustelle erfasst und sind zeitaktuell in der Projektakte hinterlegt.

– IN ZAHLEN

  • 30-60 Minuten Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter werden eingespart.
  • Die durchschnittliche Ordneranzahl je Projekt konnte von 300 auf 20 Unterordner reduziert werden.
  • Zur Zielerreichung wurden 2 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 4 Monaten investiert

Rainer Behrens

R. Behrens und Sohn, Hoch- und Tiefbau GmbH

– AUSGANGSSITUATION

Auf den Schreibtischen von Rainer und seinem Team lagen viele Papiere, Mappen oder Ordner. Viele Aufgaben und Prozesse wurden über Papier gesteuert. Viel Zeit wurde mit abheften, lochen, sortieren usw. verbracht.

Daneben wurde eine schlecht strukturierte digitale Ablage auf dem Server gepflegt. E-Mails wurden gar nicht abgelegt, sodass es keine vollständige Projektakte gab.

Für jede Baustelle gab es eine Papiermappe, welche Rainer und seine Bauleiter mit auf die Baustelle genommen haben.

– ERGEBNISSE

Rainer und sein Team haben vollständige digitale Projektakten. Alle Daten sind auch mobil auf den neu angeschafften Tablets für die Bauleiter verfügbar. Alle Daten können über eine klare eindeutige Ablagestruktur schnell abgelegt und über starke Suchfunktionen schnell gefunden werden.

Viele der vorherigen Papierprozesse werden nun effizient und digital abgebildet. Der Posteingang und Eingangsrechnungen werden digital geprüft, freigegeben und automatisch an den Steuerberater übertragen.

– IN ZAHLEN

  • 30 Minuten pro Tag und Mitarbeiter werden eingespart.
  • Zur Zielerreichung wurden 1,5 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 5 Monaten investiert

Ein Auszug unserer Kunden

Über 150+ Kunden vertrauen auf die Nordlohne Digital GmbH

Über die Nordlohne Digital GmbH

André Nordlohne

Gründer & Geschäftsführer

Als studierter Wirtschaftsingenieur war Andre eigentlich in den Bereichen Produktion und Logistik tätig, bis er eines Tages die Gelegenheit wahrnahm, ein Digitalisierungsprojekt für seinen alten Arbeitgeber zu leiten.

Da das Thema Digitalisierung und digitales Dokumentenmanagement "neu" für Andre waren, tat er das, was die meisten deutschen Unternehmen machen… er informierte sich.

Er ging auf Messen und Netzwerkveranstaltungen. Er schaute sich Systeme bei befreundeten Unternehmen an und testete viele Software-Lösungen.

Doch so richtig umgesetzt hat er am Anfang nichts, bis er sich einen klaren Fahrplan überlegte und die Entscheidung traf, diesen Fahrplan auch umzusetzen! Ab diesem Zeitpunkt wurde das Projekt zu einem Erfolg. Die Zeiten für Ablage und Dokumentenprozesse wurden drastisch gekürzt. Mitarbeiter und Geschäftsführung hatten mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Heute gibt Andre diese Erfahrungen und dieses Wissen an Unternehmen der Baubranche weiter. Seinen Fahrplan hat er bereits mit über 90 Unternehmen durchlaufen und immer weiter optimiert, sodass er seine Kunden sicher und effizient ans Ziel führt - ohne, dass diese dafür IT-Wissen benötigen oder in der Umstellungsphase ihr Kerngeschäft vernachlässigen müssen.

Unser Standort in Osnabrück

Gewerbepark 9-11 | 49143 Bissendorf
Sie finden unser 200 Quadratmeter umfassendes Büro am Gewerbepark 9-11 in 49143 Bissendorf bei Osnabrück. 
 
Das ganze Team arbeitet hier vor Ort, um exzellente Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen, damit diese mehr Umsatz generieren und mehr Zeit für die Familie haben. Kommen Sie doch mal auf einen leckeren Kaffee vorbei!

So geht es nun für Sie weiter

Ein in der Praxis erprobter Fahrplan, mit dem wir bereits über 100 Unternehmen aus der Baubranche erfolgreich digital, mobil und effizient aufgestellt haben.

Tragen Sie sich ein für ein kostenfreies Erstgespräch.

Klicken Sie auf den unteren Button und füllen Sie das Anfrageformular sorgfältig aus. Je mehr Angaben Sie machen, desto besser können wir einschätzen, ob wir Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen können.

Ein Team-Mitglied wird Sie anrufen und interviewen.

Anschließend werden Andre und sein Team die Angaben prüfen und Sie innerhalb von 48 Stunden kontaktieren. In einem 15-minütigen Vorgespräch wird dann geprüft, ob Ihr Unternehmen für unser Angebot infrage kommt.

Wir koordinieren gemeinsam die Terminvergabe.

Zuletzt, wird der Termin für eine kostenfreie Erstberatung mit Andre festgelegt. Hier erhalten Sie einen individuellen Fahrplan für Ihr digitales Dokumentenmanagement, von welchem Sie massiv profitieren werden.

Presseberichte

Hier finden Sie einen Auszug von Presseartikeln über die Nordlohne Digital GmbH.

"Andre Nordlohne: Durchdachtes Dokumentenmanagement für die Baubranche..."

"Andre Nordlohne: Arbeitszeit sparen durch Digitalisierung..."

"Andre Nordlohne: In 4 Schritten zum digitalen Dokumentenmanagement..."

"Andre Nordlohne: Wie Sie das Chaos im Homeoffice besiegen..."

"Andre Nordlohne: So gewinnen Architektur- und Ingenieurbüros Zeit zurück..."

"Andre Nordlohne: Die Schwachstelle in der Corona-Krise: Das Dokumentenmanagement..."

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Bitte beachten Sie: Rein physisch ist es uns leider nicht möglich, mehr als eine handvoll Kunden zu betreuen und gleichzeitig starke Ergebnisse zu liefern.

Unsere Dienstleistung ist stark nachgefragt. Um mit uns zusammenzuarbeiten, ist das Ausfüllen unseres Formulars notwendig. In dem anschließenden kostenfreien Erstgespräch finden wir heraus, welche Strategien aus dem Bereich Digitalisierung und Dokumentenmanagement bei Ihnen den größten Mehrwert bieten.

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