Mitarbeiter halten sich nicht an Vorgaben

Ihre Mitarbeiter halten sich nicht an Vorgaben, jeder interpretiert die Ablagestruktur ein wenig anders, sodass Dokumente, Dateien oder E-Mails häufig falsch abgelegt, falsch bezeichnet oder gar nicht abgelegt werden.

E-Mail-Ablage & Suchaufwand

Ihr E-Mail-Postfach läuft über und Papiere und Ordner oder Mappen stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch.

Sie und Ihre Mitarbeiter werden immer wieder durch die Suche nach Informationen, neu eingehenden E-Mails oder Anrufen aus dem Alltag gerissen und können nicht fokussiert arbeiten.

Daten auf der Baustelle

In Besprechungen oder auf der Baustelle tauchen Sie noch mit Papiermappen auf. Oder Sie ziehen Sie sich vorher manuell die Daten vom Server auf den Laptop oder Ihr Tablet. 

Fotos werden zwar mit dem Smartphone gemacht, müssen anschließend aber manuell auf dem Server gespeichert werden.

So können wir Ihnen helfen:

Wir verkaufen keine Software, sondern sehen Dokumentenmanagement als ganzheitliche Systematik, wie Sie in Ihrem Unternehmen effizient mit Dokumenten, Dateien und E-Mails umgehen.

Wir haben hierzu einen Fahrplan entwickelt, der es Ihrem Unternehmen ermöglicht in den Arbeitsabläufen ca. 30 Minuten pro Tag und Mitarbeiter an Zeit freizusetzen - und zwar so, dass alle Mitarbeiter mitgenommen werden, Sie kein IT-Wissen benötigen und Ihr Kerngeschäft nicht vernachlässigen müssen.

Sie werden:

Die 4 Bausteine zur Digitalisierung Ihres Unternehmens

Ein in der Praxis erprobter Fahrplan, mit dem wir bereits über 150 Unternehmen aus der Baubranche erfolgreich digital, mobil und effizient aufgestellt haben.

BAUSTEIN 1

Struktur & Prozesse

Im Baustein 1 entwickeln wir mit Ihnen die richtigen Strukturen und Prozesse im Bereich Digitalisierung und Dokumentenmanagement. Hierzu schauen wir auch genauer hin, wie Sie diese Themen derzeit in Ihrem Unternehmen umsetzen, um Ihnen dann die Optimierungspotentiale und vor allem die für Sie sinnvollen digitalen Möglichkeiten aufzuzeigen.

BAUSTEIN 2

Software & Technik

Im Baustein 2 werden wir die richtigen digitalen Werkzeuge wählen, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen.

Hierbei schauen wir auch immer genau hin, welche Werkzeuge Sie bereits im Unternehmen einsetzen. Evtl. haben Sie bereits Software im Einsatz, welche einen Teil der Anforderungen erfüllen und wir benötigen nur einfache Ergänzungen, um Ihre Ziele vollständig zu erreichen. Hierbei ist es sehr wichtig eine ganzheitliche und zusammenhänge Systematik zu schaffen.

BAUSTEIN 3

Zeitsparende & sichere Umsetzung

Die meisten Unternehmen scheitern beim Umsetzen! Ihnen fehlt dafür die Zeit und das Wissen. Wir bringen beide Faktoren mit ein und sorgen dafür, dass die Ergebnisse wirklich im Unternehmen ankommen.

Im dritten Baustein werden wir die einzelnen Prozesse Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen etablieren, und zwar so, dass alle Mitarbeiter mitgenommen werden, Sie kein IT-Wissen dafür benötigen und auch nicht Ihr Kerngeschäft aus den Augen verlieren.

BAUSTEIN 4

Standardisierung & Dokumentation

Im Baustein 4 erstellen wir gemeinsam mit Ihnen 1-zu-1 Anleitungen, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen sich an Vorgaben und Prozesse zu halten. Dies sorgt ebenfalls dafür, dass sich Prozesse und Strukturen langfristig in Ihrem Unternehmen etablieren und nicht nach ein paar Jahren wie ein Kartenhaus in sich zusammenbrechen, sondern Sie ein stabiles Fundament setzen auf das Sie die nächsten 10, 15 oder auch 20 Jahre weiter bauen können.

Vincent Sander

Sander Projekt GmbH - Projektentwickler

– AUSGANGSSITUATION

Es wurde viel Zeit mit dem Suchen und Ablegen von Dateien im Projekt verbracht und konnten sich dadurch nicht ausreichend auf die Projektarbeit fokussieren.

Oft wurden Daten in falschen Ordnern und manchmal gar nicht abgelegt.  Mitarbeiter haben immer wieder in der vorgegebenen Ordnerstruktur eigene Unterordner ergänzt, sodass die Projekte nicht gleich aufgebaut waren.

Vincent hatte in seinem Team bereits iPads für die mobile Arbeit im Einsatz. Diese wurden allerdings aufgrund langsamer Anbindung zum Server nur bedingt eingesetzt

– ERGEBNISSE

Mitarbeiter sind nun in der Lage innerhalb weniger Sekunden eine Datei abzulegen und können diese über gezielte Suchmechanismen, wie Volltextsuche, wiederfinden. Nicht nur PDFs, sondern auch Scans oder Planausschnitte in Bildformat werden in wenigen Sekunden gefunden.

Darüber hinaus können Vincent und sein Team die vorhandenen iPads jetzt gezielt nutzen. Sie haben Ihre Projektdaten vollständig mobil verfügbar und können auch offline mit ihren Daten arbeiten. Notizen, Fotos oder Anmerkungen in Plänen werden vor Ort auf der Baustelle erfasst und sind zeitaktuell in der Projektakte hinterlegt.

– IN ZAHLEN

Kjell Gutzke

Garten- und Landschaftsbau Kretschmer GmbH

– AUSGANGSSITUATION

Auf den Schreibtischen von Kjell und seinem Team lagen viele Papiere, Mappen oder Ordner. Viele Aufgaben und Prozesse wurden über Papier gesteuert. Viel Zeit wurde mit abheften, lochen, sortieren usw. verbracht.

Daneben wurde eine schlecht strukturierte digitale Ablage auf dem Server gepflegt. E-Mails wurden gar nicht abgelegt, sodass es keine vollständige Projektakte gab.

Für jede Baustelle gab es eine Papiermappe, welche Kjell und seine Bauleiter mit auf die Baustelle genommen haben.

– ERGEBNISSE

Kjell und sein Team haben vollständige digitale Projektakten. Alle Daten sind auch mobil auf den neu angeschafften Tablets für die Bauleiter verfügbar. Alle Daten können über eine klare eindeutige Ablagestruktur schnell abgelegt und über starke Suchfunktionen schnell gefunden werden.

Viele der vorherigen Papierprozesse werden nun effizient und digital abgebildet. Der Posteingang und Eingangsrechnungen werden digital geprüft, freigegeben und digital in die Buchhaltung übertragen.

– IN ZAHLEN

Lutz Langer

Langer Metallbau GmbH

– AUSGANGSSITUATION

Für jeden Auftrag wurde eine eigene Papiermappe und ein digitaler Ordner auf dem Server angelegt. Viele Dateien wurden für die Ablage ausgedruckt und zusätzlich digital abgelegt.

Die Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen war sehr aufwendig, da jeder Rechnung manuell mit den passenden Lieferscheinen abgeglichen wurde. Danach wurden die Lieferscheine aufwendig alphabetisch nach Lieferanten abgeheftet.

– ERGEBNISSE

Es gibt eine zentrale digitale Ablage aller Dokumente, Dateien und E-Mails zum Auftrag und keine Doppelablage mehr. Es werden keine Dokumente mehr zur Ablage ausgedruckt.

Die Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Rechnung erfolgt vollständig digital. Lieferscheindaten werden durch Suchfunktionen innerhalb weniger Sekunden mit der Rechnung abgeglichen.

Darüber hinaus konnte der aufwendige Ablageprozess von Lieferscheinen durch eine intelligente digitale Ablage ersetzt werden.

– IN ZAHLEN

Ein Auszug unserer Kunden

Über 150+ Kunden vertrauen auf die Nordlohne Digital GmbH

Über die Nordlohne Digital GmbH

André Nordlohne

Gründer & Geschäftsführer

Als studierter Wirtschaftsingenieur war Andre eigentlich in den Bereichen Produktion und Logistik tätig, bis er eines Tages die Gelegenheit wahrnahm, ein Digitalisierungsprojekt für seinen alten Arbeitgeber zu leiten.

Da das Thema Digitalisierung und digitales Dokumentenmanagement "neu" für Andre waren, tat er das, was die meisten deutschen Unternehmen machen… er informierte sich.

Er ging auf Messen und Netzwerkveranstaltungen. Er schaute sich Systeme bei befreundeten Unternehmen an und testete viele Software-Lösungen.

Doch so richtig umgesetzt hat er am Anfang nichts, bis er sich einen klaren Fahrplan überlegte und die Entscheidung traf, diesen Fahrplan auch umzusetzen! Ab diesem Zeitpunkt wurde das Projekt zu einem Erfolg. Die Zeiten für Ablage und Dokumentenprozesse wurden drastisch gekürzt. Mitarbeiter und Geschäftsführung hatten mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Heute gibt Andre diese Erfahrungen und dieses Wissen an Unternehmen der Baubranche weiter. Seinen Fahrplan hat er bereits mit über 90 Unternehmen durchlaufen und immer weiter optimiert, sodass er seine Kunden sicher und effizient ans Ziel führt - ohne, dass diese dafür IT-Wissen benötigen oder in der Umstellungsphase ihr Kerngeschäft vernachlässigen müssen.

Unser Standort in Osnabrück

So geht es nun für Sie weiter

Ein in der Praxis erprobter Fahrplan, mit dem wir bereits über 100 Unternehmen aus der Baubranche erfolgreich digital, mobil und effizient aufgestellt haben.

Tragen Sie sich ein für ein kostenfreies Erstgespräch.

Ein Team-Mitglied wird Sie anrufen und interviewen.

Wir koordinieren gemeinsam die Terminvergabe.

Presseberichte

Hier finden Sie einen Auszug von Presseartikeln über die Nordlohne Digital GmbH.